Privacyverklaring

Algemeen
ViQiT verwerkt persoonsgegevens van toekomstige, huidige en oud-medewerkers, klanten, leveranciers en relaties in diverse (informatie)systemen. Deze verwerkingen vinden plaats met uiteenlopende doeleinden: bijvoorbeeld op basis van wettelijke en/of contractuele verplichtingen, met het oog op een (toekomstig) werkgever-/werknemer-relatie, gezien een bedrijfsbelang of op verzoek van de betrokkene. ViQiT verwerkt persoonsgegevens conform de toepasselijke wet- en regelgeving, contracten met klanten, leveranciers en relaties en het Privacy beleid van ViQiT.
 
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de diensten waarvan u gebruikmaakt en in welke hoedanigheid u onze diensten gebruikt.
 
Bezoekers van onze websites
Wanneer u onze website bezoekt, kunt u ons persoonsgegevens verstrekken, bijvoorbeeld omdat u ons een e-mail stuurt met een vraag of verzoek, of omdat u gebruikmaakt van een van de formulieren die wij op onze website hebben staan. Wij kunnen in dat verband uw naam, uw (zakelijke) e-mailadres of andere contactgegevens verwerken. Daarnaast verwerken wij overige persoonsgegevens voor zover u die verstrekt bij uw vraag of verzoek.
 
Verder maken we gebruik van informatie afkomstig van Google Analytics, waarmee een bewerkersovereenkomst is afgesloten. Deze informatie is geanonimiseerd, is versleuteld en de gegevens worden niet gedeeld met Google. De Google Analytics-cookies worden niet gebruikt in combinatie met andere diensten van Google. Er wordt alleen gebruik gemaakt van functionele en analytische cookies om de website te laten werken en inzicht te krijgen in het gebruik van de website.
 
Sollicitanten
Wanneer u solliciteert bij ViQiT vragen wij u om de volgende persoonsgegevens in te vullen op het formulier op onze website:  Voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres. Daarnaast vragen wij om een CV en motivatiebrief waarmee u andere persoonsgegevens aan ons verstrekt die wij verwerken. Zonder deze gegevens kunnen wij het sollicitatieproces niet voortzetten.
 
Klanten, Leveranciers, Relaties
Van contactpersonen/medewerkers van klanten, leveranciers en relaties verwerkt ViQiT de volgende persoonsgegevens: Voor- en Achternaam, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres en eventueel functienaam. Daarnaast verwerken wij overige persoonsgegevens voor zover u die aan ons verstrekt.
 
Cursisten
Wanneer er een training wordt gevolgd via ViQiT worden de volgende persoonsgegevens gevraagd: Voor- en Achternaam, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres en eventueel functienaam. In het geval dat er een examen afgelegd wordt, wordt hiervoor om extra persoonsgegevens gevraagd:
 
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
ViQiT levert detachering, sourcing, training/coaching en consultancy aan haar klanten. Om dat te kunnen doen verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Website bezoekers

• Het monitoren, behandelen en terugzoeken van klachten en info verzoeken.
• Inzicht in het gebruik en optimaliseren van de website.

 
Sollicitanten

• Het zoeken naar, benaderen van en selecteren van mogelijke nieuwe medewerkers.
• Het registreren van sollicitantinformatie en gebruiken ten behoeve van toekomstige sollicitaties en vacatures.
• Het doorlopen van een precontractuele periode en het kunnen aangaan van een arbeidsovereenkomst.

 
Klanten, Leveranciers, Relaties

• Het beheren van klantinformatie in een CRM systeem om contact op te nemen met de desbetreffende klant over (mogelijkheden voor nieuwe) opdrachten.
• Vastlegging van de voorwaarden waaronder consultants van ViQiT de opdracht uitvoeren bij de klant.
• Contact kunnen opnemen met de juiste contactpersoon bij de klant over het uitvoeren van opdrachten.
• Contact kunnen opnemen met de juiste contactpersoon bij de klant in verband met het monitoren van het uitvoeren van opdrachten.
• Contact kunnen opnemen met leveranciers in verband met de uitvoering van ingekochte diensten of de levering van producten.
• Financiële afhandeling van geleverde of ingekochte diensten en producten.

 
Cursisten 

• Het leggen en onderhouden van contact.
• Aanvragen van examens.

 
Compliance en veiligheid

• Interne controle en beveiliging. Om mogelijke inbreuken op onze beveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.
• Naleven van wet- en regelgeving, opsporen, voorkomen en bestrijden van fraude en illegale activiteiten.
• Afhandeling van claims en klachten.
• Naleven van juridische uitspraken en bevelen, beantwoorden aan verzoeken van overheden.
• Naleven van fiscale verplichtingen die op ons of onze leveranciers/opdrachtgevers rusten, beperken van aansprakelijkheid.
• Afdwingen van onze Gebruiksvoorwaarden en afspraken uit overeenkomsten.
• Beschermen van onze activiteiten, onze rechten, privacy, veiligheid en eigendommen.

Bij verwerking van persoonsgegevens vindt er geen automatische besluitvorming en profilering plaats.
 
Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is.

• Uitvoeren van de overeenkomst.
  Wij sluiten overeenkomsten met leveranciers en klanten op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken. Deze overeenkomsten zien toe op de dienstverlening die wij bieden. Het is ook denkbaar dat wij persoonsgegevens van u vragen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, zodat wij deze tot stand kunnen brengen.
• Toestemming.
  Wij kunnen u in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking.
• Wettelijke verplichting.
  Wij zijn in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Deze verplichting kan ook meebrengen dat wij verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te delen met klanten of andere derden voor verdere verwerking.
• Gerechtvaardigd belang.
  Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, of omdat de organisatie aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken een gerechtvaardigd belang heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij fiscale aansprakelijkheden willen voorkomen of het risico hierop willen beperken, of wanneer wij fraude willen opsporen en voorkomen.

 
Wie hebben er toegang tot uw persoonsgegevens?
Onze medewerkers hebben toegang tot uw persoonsgegevens op een need-to-know basis. Dit betekent dat medewerkers toegang hebben tot uw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om onze diensten aan te kunnen bieden.

Wij kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen delen met derden. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening en de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

• Wij kunnen persoonsgegevens delen met andere partijen met wie wij samenwerken, zoals financiële dienstverleners.
• Wij kunnen persoonsgegevens delen met (beoogde) rechtsopvolgers wanneer zij voornemens zijn om onze dienstverlening voort te zetten.
• Wij maken gebruik van dienstverleners voor bijvoorbeeld het eerder genoemde CRM systeem. Voor zover deze dienstverleners als verwerkers namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.
• Uitsluitend indien en voor zover wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, delen wij persoonsgegevens met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

 
Zijn uw persoonsgegevens veilig?
Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij hebben ook met onze dienstverleners afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.
 
Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?
Wij verwerken uw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van servers die in Europa staan. Omdat wij gebruik kunnen maken van verwerkers die hun hoofdvestiging buiten de EER hebben, valt niet uit te sluiten dat wij direct of indirect persoonsgegevens delen met organisaties buiten de EER. Voor zover dit het geval is, nemen wij passende maatregelen om deze verwerking te legitimeren.
 
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in deze Privacyverklaring en houden ons hierbij aan de wettelijke bewaartermijnen. Voor sollicitanten houdt dit in dat persoonsgegevens na het einde van de sollicitatieprocedure minimaal 4 weken en met goedkeuring maximaal 3 jaar bewaard blijven. Als een sollicitant de functie heeft gekregen geldt als termijn het moment van indiensttreding. Voor persoonsgegevens welke gebruikt worden voor klantrelatiedoeleinden geldt als bewaartermijn zolang de relatie duurt.
 
Verzoeken om inzage, correctie en verwijdering
Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo heeft u het recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen:
Email: privacy@viqit.nl
Telefoon: +31 (0)85 273 71 84
 
Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat ViQiT niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.
 
Binnen een maand nadat we een verzoek voor één van voorgenoemde rechten heeft ontvangen, zal u geïnformeerd worden. Er wordt aangegeven of en hoe aan uw verzoek gevolg gegeven wordt en zo niet, waarom niet. Mocht het, in verband met het verzoek, noodzakelijk zijn kan de reactietermijn van een maand verlengt worden. In dat geval zal binnen één maand aan u kenbaar gemaakt worden binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos.
 
Klachten
Wanneer u klachten heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan kunt u een klacht indienen via:
Email: privacy@viqit.nl
Telefoon: +31 (0)85 273 71 84
 
Aanpassingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij van u vragen en die wij verder verwerken. Ook kan regelgeving wijzigen. Wij passen daarom van tijd tot tijd onze Privacyverklaring aan. Wijzigingen worden op een duidelijke wijze op onze website bekend gemaakt.
 
Deze Privacyverklaring is voor het laatste gewijzigd op 1-12-2024.