Blog
ICT Drama’s bij de overheid: helaas feit in plaats van fictie
Geplaatst op 31/01/2014
Door: ViQiT, bij ViQiT
Net als u waarschijnlijk, lees ik ook regelmatig over mislukte ICT projecten. Niet zelden bij de overheid. Bij degenen die bij deze projecten betrokken zijn bespeur ik vaak gelatenheid. En uiteraard wijzen ze naar elkaar. De in de aanbestedingsdocumenten veel voorkomende ronkende termen als ‘partnership’, ‘langdurige samenwerking’ zijn op dat moment al in rook op gegaan.
Komend voorjaar rondt de ‘Tijdelijke Commissie ICT’ van de Tweede Kamer haar verdiepingsonderzoek af. De commissie staat onder leiding van Tweede Kamerlid @TonElias.
Natuurlijk heeft elk te onderzoeken geval eigen redenen voor falen. Er zullen echter ongetwijfeld ook overeenkomsten worden gevonden. Nu ben ik niet in het bezit van een kristallen bol, maar enkele te verwachten uitkomsten durf ik wel te voorspellen.
Probeert u eens voor te stellen dat u een opdrachtformulering moet bedenken voor een gebied waar u helemaal niets van afweet. Dat is lastig. Want hoe op te schrijven wat u eigenlijk wil? Hoe beoordeelt u dan een offerte van leveranciers? Mocht toch een leverancier aan de slag gaan: hoe communiceert u dan met deze partij en hoe zorgt u ervoor dat ze opleveren wat u wil? ‘Maar ik heb nog niet gezegd wat ik wil, omdat ik niets van dit gebied afweet!’ hoor ik u nu zeggen. Die reactie stelt me deels gerust: u bent al verder dan veel overheidsopdrachtgevers: u bent bewust onbekwaam. Overheidsopdrachtgevers zijn vaak onbewust onbekwaam. Ze komen vaak niet verder dan ‘het moet gewoon werken’ of ‘het mag niet duur zijn’.
Een conclusie van de commissie zal zijn dat de opdrachtgeversrol anders ingevuld zal moet moeten worden. Falen in de rol van opdrachtgever kan vaak één op één worden vertaald naar projectfalen. In tegenstelling tot het bedrijfsleven worden bij de overheid zelden concrete business cases gebruikt als start- en vervolgens periodiek ijkpunt in projecten. In zo’n business case wordt, als het goed is, onderbouwd bepaald wat de toegevoegde waarde van het betreffende ICT project zal zijn. Ondanks alle goede bedoelingen is de factor prijs vaak alles overheersend als het om aanbestedingen gaat. Schijnveiligheid wordt dan soms gezocht in een vuistdik bestek waar niemand mee uit de voeten kan en dat vaak voor meerder uitleg vatbaar is. Uiteindelijk blijkt de ‘partner’ het contract anders uit te leggen dat de overheid-opdrachtgever. De partner wil uiteraard best de plannen bijstellen, maar dan hangt daar wel een ander prijskaartje aan vast dan bij de oorspronkelijke opdracht: de overheid betaalt alsnog de hoofdprijs, die vervolgens wordt doorbelast aan de burger: wij allemaal
Over de beheerkosten hebben we het dan nog niet eens gehad. Stel dát het ICT systeem na veel uitloop, extra kosten en juridisch wapengekletter toch in productie wordt genomen. Dan blijken veel fouten niet, of onzorgvuldig te zijn opgelost. Deze komen dan tot uiting als het systeem al gebruikt wordt. Gevolg: veel uitval van het systeem en dus overheidsorganisaties die niet, of niet efficiënt, kunnen werken. De leverancier wil ook hier best helpen bij de oplossing, maar niet zonder ook hiervoor een factuur te sturen.
Als het om een ICT systeem met veel prestige gaat (bijvoorbeeld C-2000; OV Chipkaart of de A73 tunnels), dan leidt dat niet zelden tot Kamervragen. U kent het wel, Kamerleden die zich verdringen bij de interruptiemicrofoon. Die zich vertwijfeld afvragen hoe het zover heeft kunnen komen en de verantwoordelijke minister het vuur aan de schenen leggen.
De minister haast zich te antwoorden dat het in het vervolg en bij andere projecten helemaal anders zal gaan en belooft gouden bergen voor de toekomst. Wederom zijn de verwachtingen nog hoger waardoor de projecten nog meer onder druk staan met alle gevolgen van dien.
Even terug naar de voorspellingen over het rapport. Grote kans dat u daarin het volgende gaat aantreffen:
– De overheid heeft te grote verwachtingen van haar ICT projecten;
– Verantwoordelijke ambtenaren spreken deze verwachtingen niet tegen: er worden te grote ICT-projecten opgetuigd;
– De veranderingen tijdens het project worden niet goed aangepakt: er is vaak geen business case, die als ijkpunt voor de meerwaarde van de gewenste veranderingen kan dienen;
– De overheid besteedt niet alleen haar ICT projecten uit, maar soms ook de intern aanwezige kennis die nodig is de projecten en haar leveranciers aan te sturen;
– De politiek zelf is een instabiele factor: door regelmatige verkiezingen kijkt niemand verder dan vier jaar. Ambtenaren switchen wellicht te makkelijk mee van politieke kleur;
– Bij veel prestigeprojecten wordt niet de vraag centraal gesteld: ‘welk probleem gaan we met dit ICT project eigenlijk oplossen’?;
– Organisatieaanpassingen lopen niet synchroon met ICT aanpassingen: nieuwe ICT betekent namelijk ook: anders organiseren. Efficiënter. Met minder mensen (maar dat kan bij de overheid nóg niet);
– Inkoop bij de overheid wordt verkeerd aangestuurd: men moet gunnen op basis van de laagste prijs. Deze laagste prijs is vrijwel altijd maar een fractie van de werkelijke kosten van het ICT project;
– Versnipperde vraag: waarom moeten zoveel overheidsdiensten, ministeries, provincies en gemeentes eigen systemen hebben, terwijl ze vaak generieke taken hebben? Voorkom verdeel en heers vanuit leveranciers door één overheid ICT dienst. Deze kan de ICT behoefte goed inventariseren, de synergie bepalen bij uitrol voor verschillende overheidsdiensten.
En zo kan ik nog wel even doorgaan. Ik wens de Tijdelijke Commissie ICT veel wijsheid en sterkte bij het opstellen van haar eindrapport. De overheid moet bezuinigen, daarom mag de commissie van mij vrijuit uit dit blog citeren in haar rapport (graag wel met bronvermelding hoogedelgestrenge dames en heren!).
Ik ben benieuwd naar uw eigen ervaringen. Wilt u iets kwijt aan de tijdelijke commissie ICT, dan zijn zij te bereiken op cie.ict@tweedekamer.nl* of 070-318 2045*
Meer weten? Kijk op: www. http://www.viqit.nl/diensten